Отдел документооборота и контроля как назвать отдел

➤ Документооборот в организации пример

Отдел документооборота и контроля как назвать отдел

Читайте об основных правилах и принципах документооборота и преимуществах его автоматизации. Скачайте 5 полезных материалов от экспертов.

Скачайте полезные документы:

Как внедрить документооборот на предприятии

Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом. 

Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии. 

Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:

  • кадровый;
  • производственный;
  • административно-хозяйственный;
  • управленческий;
  • бухгалтерский.

Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве. 

  • Как организовать документооборот в кадровой службе

Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:

  • эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
  • оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
  • управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
  • управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями. 

Основные принципы организации документооборота

Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени. 

Соблюдайте принципы документооборота, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг:

  1. Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
  2. Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
  3. Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
  4. Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов. 

Таблица. Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Посмотреть таблицу в журнале

Система документооборота в организациях

Структура документооборота на предприятии — это три категории документов:

  • входящие, поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту;
  • исходящие, разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам;
  • внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр.

Схема документооборота внутри предприятия имеет вертикальную и горизонтальную направленность. Вертикальные документопотоки обеспечивают:

  • прохождение управленческих сигналов сверху вниз,
  • обратную связь,
  • перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня.

Горизонтальные документопотоки перемещаются между подразделениями, имеющими одинаковый организационный уровень. 

Схема потока документов в организации

Скачайте эту и другие схемы в журнале

По какой форме организовать документооборот на предприятии

Организация документооборота на предприятии может быть разработана по одной из трех форм:

  • централизованной: все документы хранят одном подразделении — обычно это входит в функционал канцелярии или секретариата;
  • децентрализованной: документацию распределяют по тем структурным подразделениям, которые осуществляют ее обработку, исполнение и хранение;
  • смешанной: это комбинация первых двух форм.

Организационная структура компании и объем документооборота — это главные факторы, которые определяют выбор формы. В небольшой организации с ограниченным документопотоком чаще используют централизованную форма. Функции делопроизводителя при этом поручают сотруднику бухгалтерии, кадровой службы, секретарю-референту.

Компания, чьи структурные подразделения расположены территориально на удалении друг от друга, используют децентрализованную форму организации документооборота.

В крупных компаниях целесообразно организовать движение документов по смешанной форме. Хранит бумаги специализированное подразделение, а текущая документация находится в работе у исполнителей. При этом исполнителям должны быть знакомы требования, предъявляемые к документообороту, а также требованиями по делопроизводству, установлены новым ГОСТ Р 7.0.97-2016

Инструкция по делопроизводству: принципы организации документооборота

Скачать документ в начале статьи >>> 

Схема документооборота на предприятии

Схема документооборота организации составляется с учетом того, какие из подразделений участвуют в обороте документации и каков его объем.

Объем документооборота выражается в количестве документов, зарегистрированных в журналах входящей, исходящей и внутренней документации или в автоматизированной системе учета. За учетную единицу при регистрации бумажного документа принимается один его экземпляр, при этом неважно, оригинал это или копия, поступившая как входящие.

С учетом того, что документопотоки могут формироваться несколькими подразделениями, общая схема документооборота может быть достаточно сложной, целесообразно разработать этот регламент для каждого из отделов. 

Документооборот на предприятии: образец схемы для небольшой компании с централизованной формой движения документации

Скачать схему

В чем отличие электронного документооборота от бумажного

Чем выше степень стандартизированности операций и процессов, составляющих основы документооборота, тем легче исполнять главные принципы — оптимизация и беспрерывность. Четыре главных принципа делопроизводства легко поддаются алгоритмизации, поэтому все процессы можно автоматизировать.

Сегодня подавляющее большинство предприятий уже используют системы электронного документооборота. И, если сравнивать его с бумажным, можно сразу выделить пять основных преимуществ. 

  1. Быстрый поиск и передача документов. То, как быстро исполнитель получит нужный документ, никак не зависит от того, где этот документ хранится. Найти его и отослать исполнителю можно в режиме реального времени, то есть — сразу. Исполнитель и сам может осуществлять поиск необходимых документов, используя ключевые слова или другие задаваемые критерии отбора.
  2. Документы можно хранить сколь угодно долго без потери качества и утраты информации. Если бумажный документ с течением времени может потерять первоначальный вид, выцвести, порваться, то в электронном формате он будет храниться в первоначальном виде так долго, как это требуется.
  3. Доступ к электронному документу можно легко разграничить. В отличие от бумажного документооборота, конфиденциальные электронные документы легко можно зашифровать, ограничив несанкционированный доступ. Передавать их также можно по защищенным каналам связи с использованием специальных кодов и ключей. Доступ к хранящимся документам можно легко и быстро настроить с учетом прав пользователей.
  4. Электронные системы документооборота обеспечивают строгий контроль за движением документации. Это позволяет исключить человеческий фактор при контроле исполнения и гарантирует своевременное выполнение поручений и обязательств, что является условием успешной деятельности предприятия.
  5. Существенная экономия средств компании. Один раз приобретя лицензию на программу или даже приобретя ее бесплатно, предприятие получает право на обучение работников и обновление версий. Автоматизация документооборота позволяет высвободить человеческие ресурсы, исключить неизбежные при ручной обработке документации ошибки. Внедрение специальных программ позволяет повысить производительность и сократить время прохождения и исполнения управленческих решений.
Итог:Организация документооборота — условие деятельности предприятия. Автоматизация обеспечивает гарантированное выполнение главных правил документооборота — оптимальность и непрерывность.

Источник: //www.sekretariat.ru/article/210898-organizatsiya-dokumentooborota-v-organizatsii-19-m4

На пороге повышения: из секретарей – в начальники отдела ДОУ

Отдел документооборота и контроля как назвать отдел

Когда секретарь уже не справляется с объемом документов в организации, возникает необходимость принять на работу одного или нескольких делопроизводителей, которые будут заниматься только документами, не отвлекаясь на прием посетителей и поручения руководителя. В результате формируется отдел документационного обеспечения управления (ДОУ), начальником которого традиционно становится помощник первого лица компании. В статье расскажем, что учесть при организации этого отдела.

Шаг 1: анализируем систему делопроизводства

При формировании нового отдела важно проанализировать процессы делопроизводства в компании и выяснить, какие документы помогают их регулировать. Это можно сделать, ответив на следующие вопросы:

  • Как регламентировано ДОУ? Секретарь должен точно знать, действуют ли в компании инструкция по делопроизводству или ЛНА, ее заменяющие: приказы по основной деятельности, которые издавались ранее, стандарты и правила.
  • Какие виды документов используют в компании? В первую очередь этот вопрос касается системы организационно-распорядительной документации.

Ошибочно полагать, что секретарь генерального директора знает все документы. Как раз в силу своего положения он может не владеть информацией о делах, которые сотрудники ведут в подразделениях. Главный документ, который содержит подобные сведения, – это номенклатура дел.

  • Существуют ли в компании унифицированные формы и бланки документов? Нужно выяснить, какими шаблонами пользуются сотрудники, составляя тот или иной документ.

Конечная цель этого исследования – собрать и проанализировать всю информацию о ДОУ, а главная задача – выявить основные проблемы, чтобы будущий отдел с первых дней своего существования нацелился на их решение.

Шаг 2: определяем функции отдела доу

Понятно, что будущий отдел делопроизводства займется документационным обеспечением управления. Но ДОУ – это название деятельности, а конкретные функции, которые возьмет на себя отдел под руководством помощника руководителя, предстоит определить в процессе его формирования.

//www.youtube.com/watch?v=luRe1pdIPQs

Специфика делопроизводства в том, что им в разной степени занимаются все работники компании. Если, к примеру, кадровое делопроизводство не выходит за пределы отдела кадров, а бухгалтерские документы составляют в основном в бухгалтерии, то общее делопроизводство касается всех подразделений.

Все отделы состоят в переписке друг с другом и с внешними адресатами, получают приказы и распоряжения, все создают документы. Будущий отдел делопроизводства не сможет, к примеру, составлять письма и служебные записки за коллег, но будет осуществлять методическое руководство подобными процессами и делать их более эффективными.

Однако это потребует времени, а в первые месяцы работы нового отдела его функции будут мало чем отличаться от обязанностей, которые раньше выполнял секретарь.

Чтобы составить перечень этих функций, необходимо разделить процессы ДОУ по потокам документов (входящие, исходящие, внутренние) и обозначить роль секретаря в каждом из них. В некоторых из этих процессов в качестве исполнителей выступают руководитель компании или ответственные работники конкретных отделов (Таблица 1).

В Таблице 1 представлен один из вариантов организации делопроизводства в компании. В данном случае у секретаря максимум обязанностей по работе с документами. Но так бывает не всегда. Например, представлять документы на согласование или отправлять их адресатам могут и сами исполнители. Но с появлением отдела делопроизводства эти обязанности перейдут к его работникам.

Из Таблицы 1 можно выделить общие обязанности делопроизводителей без разделения по потокам документов. В совокупности с организационной деятельностью они составляют основные функции отдела ДОУ:

• экспедиционная обработка документов;

• прием, первичное рассмотрение и учет документов;

• представление документов на подпись, рассмотрение, утверждение руководителю;

• представление документов на согласование должностным лицам;

• контроль правильности оформления реквизитов документов, представляемых на подпись руководству;

• контроль наличия виз согласования проектов документов, представляемых на подпись руководству;

• направление документов на исполнение;

• контроль исполнения заданий по документам;

• контроль формирования дел в подразделениях и их подготовки к сдаче в архив;

• организация и проведение ежегодной экспертизы ценности документов;

• архивное хранение документов;

• уничтожение документов, не подлежащих хранению;

• контроль использования архивных документов;

• учет объема документооборота;

• разработка, ведение и обновление документов, которые помогают регулировать процессы делопроизводства.

Таким образом секретарь и будущий руководитель отдела делопроизводства получает понимание того, чем ему лично и его отделу придется заниматься.

Шаг 3: распределяем обязанности

Большинство отделов ДОУ формируются по мере роста объема документооборота и при необходимости пополняются профильными специалистами.

Состав отдела ДОУ в каждой компании определяют по-своему. Но вряд ли секретарь сможет корректировать штатную структуру организации и решать, кого брать в отдел. Скорее всего, будущему начальнику по факту сообщат, какие должности планируют ввести.

Обычно отдел делопроизводства включает:

  • Руководителя отдела – помощника первого лица компании, который будет заниматься в основном разработкой, ведением и обновлением документов, регулирующих процессы делопроизводства.
  • Секретарей топ-менеджеров. Они будут взаимодействовать как с исполнителями документов, так и с руководством. Например, представлять документы на подпись, контролировать их исполнение. Кроме того, у секретарей остаются обязанности по выполнению поручений руководителей. Поэтому срочную обработку документов целесообразно поручить делопроизводителям, которые весь день находятся на своих рабочих местах.
  • Делопроизводителей. Их главная задача – оперативная работа с документами. Например, принять и обработать срочное письмо или проверить, правильно составлен документ или нет.

Только при учете специфики работы секретарей и делопроизводителей распределение обязанностей между ними будет наиболее эффективным (Таблица 2).

  • Архивариуса. Он работает только с завершенными делопроизводством документами. Его ключевые функции:

• контроль формирования дел в подразделениях и их подготовки к сдаче в архив;

• организация и проведение ежегодной экспертизы ценности документов;

• архивное хранение документов;

• уничтожение документов, не подлежащих хранению;

• контроль использования архивных документов;

• методическое руководство подготовкой номенклатур дел в подразделениях;

• составление сводной номенклатуры дел.

  • Курьера. Он займется экспедиционной обработкой документов.

Следует избегать ситуаций, когда один сотрудник не справляется со своим объемом работы, а другой – не знает, чем себя занять. В идеале в таких случаях должен действовать принцип взаимовыручки: закончил свою работу – помоги коллеге.

Шаг 4: рассчитываем количество работников

Получив примерное представление о том, кто и что будет делать, можно заняться расчетом количества персонала – настолько, насколько секретарь (будущий начальник отдела ДОУ) имеет право высказывать свои пожелания по этому вопросу.

Ранее делопроизводители пользовались для расчета численности персонала отдела ДОУ специальными формулами Минтруда[1]. Однако с появлением и широким распространением СЭД эти методы стали крайне неточными. Делопроизводство в различных организациях автоматизировано в разной степени, поэтому в расчетах может возникнуть серьезная погрешность.

На сегодняшний день лучший способ определить количество необходимого персонала в отделе ДОУ – эмпирический, то есть основанный:

• на объеме документооборота;

• затратах времени на выполнение делопроизводственных операций в конкретной компании с определенным уровнем автоматизации.

Пример расчета количества персонала отдела ДОУ

Исходные данные: известно, что в отдел ДОУ войдут 3 секретаря и помощник генерального директора в качестве руководителя. Остальной персонал можно добрать, но с условием максимальной экономии. Необходимо выяснить, целесообразно ли нанимать делопроизводителя(-ей), архивариуса и курьера.

  • Делопроизводитель. Рассчитаем, сколько времени он будет тратить на свои обязанности по обработке документов (Таблицы 3, 4).

На выполнение своих обязательных функций делопроизводитель потратит: 121,8 + 85 = 206,8 минуты в день. Это около 3,5 часов из 8. В оставшееся время он может взять на себя обязанности архивариуса или курьера. Для этого у него есть 4,5 свободных рабочих часа.

  • Курьер. Рассчитаем, сколько времени понадобится данному работнику на выполнение своих обязанностей (Таблица 5).

Вместо ежедневных поездок на почту целесообразно заключить договор на корпоративное обслуживание, тогда и прием, и отправка писем будут осуществляться прямо в офисе. Компании это обойдется в разы дешевле, чем содержание штатной единицы курьера.

При расчете временных затрат для данного сотрудника важно также учесть, сколько писем доставляется нарочно каждый день. Для этого необходимо подсчитать количество таких писем за каждый день в течение недели и вывести среднее значение.

Если их немного, например 2–3, то принимать на работу человека ради двух-трех поездок в день не стоит, это большое расточительство. Две поездки может совершить и водитель, и исполнители документов.

В крайнем случае – один из трех секретарей, которого на время отсутствия подменят оставшиеся два сотрудника.

Следовательно, курьера принимать на работу не нужно. Подготовкой писем к отправке может заняться делопроизводитель. У него свободны 4,5 рабочих часа. Кроме того, у данного сотрудника останется время и на архивное дело: 4,5 – 1,2 = 3,3 часа. Таким образом, принять на работу нужно только одного делопроизводителя.

Отдел ДОУ будет состоять из:

• начальника отдела – помощника генерального директора – 1 человек;

• секретарей топ-менеджеров компании – 3 человека;

• делопроизводителя – 1 человек.

Шаг 5: составляем положение об отделе доу

Организационно-правовое обеспечение отдела ДОУ ничем не отличается от такового для любого другого структурного подразделения. Основной документ в этом отношении – положение об отделе (Пример). С утвержденным положением нужно ознакомить под роспись всех работников отдела.

Не менее важно разработать (или инициировать разработку) должностных инструкций для работников отдела ДОУ. Но перед этим лучше подождать хотя бы месяц, чтобы убедиться, что обязанности между ними были распределены корректно.

Мало кому удается с первого раза верно распределить обязанности между подчиненными и не упустить из виду какие-то функции. Скорее всего, ошибки станут заметны уже с первых дней. При этом главное – не ждать, когда всё наладится само собой, а вносить коррективы при первой необходимости.

Руководителю отдела ДОУ нужно следить за тем, как работают с документами не только его подчиненные, но и остальные сотрудники. Ведь, как было отмечено выше, делопроизводством в компании занимаются практически все работники административного блока.

Через несколько месяцев, когда сотрудники компании привыкнут к тому, что за ДОУ отвечает обособленный отдел, а коллектив этого отдела – к своим обязанностям, можно будет начинать оптимизацию делопроизводства. Но в первую очередь нужно добиться слаженного выполнения его основных процессов.

 

[1]См. постановление Минтруда России от 26.03.2002 № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти».

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: //www.profiz.ru/sr/9_2017/sekretar_nachalniki/

Отдел документооборота и контроля как назвать отдел

Отдел документооборота и контроля как назвать отдел

Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

Регистрация документов Регистрация документов это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Управления делами имеют сле­дующий типовой состав структурных подразделений: • секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро); • инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распоряди­тельных документов органов власти, приказов министра; • канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации до­кументов, машинописное бюро (компьютерный центр обра­ботки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационали­зации работы с документами, центральный архив. Это типовой набор структурных подразделений.

8.5. функции структурных подразделений службы делопроизводства

Внимание

Разделение мас­сивов документов в случае использования традиционных (руч­ных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистри­руется в канцелярии, если руководству структурного подразде­ления, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных под­разделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных.

Организация службы делопроизводства (стр. 1 из 6)

При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в цен­тральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выпол­няются операции по созданию (печати) документов, их система­тизации, хранению дел, их предархивной обработке. Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологиче­ская операция (например, регистрация документов или кон­троль за их исполнением) проводится для одних массивов доку­ментов централизованно (в канцелярии), а для других — децен­трализованно (в структурных подразделениях).

Задачи и функции службы делопроизводства

Важно

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Контроль исполнения документов Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает: • постановку документа на контроль; • проверку своевременного доведения документа до исполнителя; • проверку и регулирование хода исполнения; • учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения — обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители.

Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (кан­целярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря уч­реждения).

В этом подразделении (или этим сотрудником) вы­полняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регист­рация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка доку­ментов, обработка документов для их передачи в архив.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах.

Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану: 1. Документирование 1.1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы.

Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов. 1.2. Изучение и анализ составления и оформления документов предприятия (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов). 1.3. Доработка основных видов документов по рекомендациям ГОСТ 6.38-96. 1.4.

Под техническим аспектом понимается продуманная полити­ка закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютер­ными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых во­просов деятельности самой службы, т.е.

установления в соответ­ствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственно­сти в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами.

Кроме того, этот ас­пект предполагает соблюдение самой службой требований дей­ствующего законодательства, государственной нормативной ба­зы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: • заданий последующих лет — не реже одного раза в год; • заданий последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; • заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату.

Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело. Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи.

Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Источник: //24-advokat.ru/otdel-dokumentooborota-i-kontrolya-kak-nazvat-otdel/

Юрист Тредиковский
Добавить комментарий